Les frais de représentation: réponses aux questions

Il existe plusieurs mythes sur les différentes dépenses, surtout en ce qui a trait aux frais de représentation, que nous allons tenter de démystifier. Qu’est-ce que des frais de représentation ? Il s’agit d’une dépense engagée pour solliciter des clients potentiels ou conserver sa clientèle actuelle.

Il peut s’agir de dépenses de nourriture ou de boisson, de dépenses de divertissement, par exemple des billets de théâtre ou pour un événement sportif. Il est primordial de conserver ses factures, reçus et autres pièces justificatives.
Ces preuves doivent fournir : la date, le montant avant et après pourboire, et il
est important d’y inscrire le nom du client avec lequel cette dépense a été
engagée.

Segmenter ces frais dans la comptabilité

Une bonne idée est de créer dans notre plan comptable un compte réservé aux frais de représentation.
En général, les frais de représentations sont limités à 50%.

Voici un exemple :
Je vais au restaurant avec mon client. La facture est de 115$, taxes incluses à
laquelle on ajoute 20.$ de pourboire. Quel montant comptabiliser ?
Premièrement, extraire les taxes (elles aussi seront assujetties à la règle du 50% mais seront comptabilisées dans les différents comptes de TPS et TVQ.
Montant avant taxes : 115.$ / 1.14975 : 100.02 $
Ajouter le pourboire : 100.02 $ + 20.$ : 120.02 X 50% : 60.01 $
Le montant à comptabiliser dans le compte Frais de représentation est : 60.01 $

Y a-t-il une limite annuelle ? Au Québec, oui, bien sûr ! (Voir tableau des limites au Québec plus loin)

Et au fédéral ? La loi du 50% des frais engagés dans les frais de représentation est en vigueur.
Et mon chiffre d’affaires influence-t-il cette limite ? Au Québec, effectivement.

Ces frais ne sont pas déductibles à 100% !

Comment savoir la limite * (il s’agit des limites actuelles, en 2023, vérifier si vous comptabilisez des frais de représentation dans une année ultérieure, que le plafond n’a pas changé). Donc au Québec, les frais de représentation déductibles varient de 1.25 % à 2% du chiffre d’affaires.

Tableau des limites au Québec
Chiffres d’affaires Plafond 32 500 $ et moins 2 %;32 501$ à 51 999 $ 650 $
52 000 $ et plus 1.25 %

Si on donne un exemple :
Un chiffre d’affaires de 50 000 $ aura comme limite : 650 $ de frais de
représentation admissibles. (Les taxes, le pourboire et la dépense font partie de
ce montant plafond)

Un chiffre d’affaires de 140 000 $ qui a des dépenses de frais de représentation
pour 6 000$ : le montant admissible au fédéral est 50 %, donc 3 000 $ (toujours en incluant les taxes et le pourboire dans ce montant). Au Québec (provincial), la limite est fixée à 1.25 %, donc : 1 750 $ (1.25 % X 140 000$)

Voici quelques questions fréquemment posées :

• Si je vais manger au restaurant avec mes enfants, ma/mon conjoint/e mais aussi avec un client à la même table. Quelle dépense sera
  admissible ? Nous prendrons alors la facture du client, ainsi que celle du propriétaire de l’entreprise. Et nous ferons exactement comme à notre premier exemple, où les frais de représentations à comptabiliser totalisaient 60.01 $. Seuls changeront les véritables montants.
• Les frais de déplacement pour se rendre au restaurant avec un client entrent-ils dans la règle du 50 % ? Non. En général, ils sont 100%
  déductibles.
• Si je vais jouer au golf avec un client, est-ce que ma dépense sera déductible ? Non, mais ce qui sera consommé comme nourriture et
  boisson fera partie des frais de représentation et pourra donc être déduit.
• Si je vais voir un match de hockey avec un client, est-ce que je peux déduire cette dépense ? Non, mais tout comme pour le club de golf, les frais de représentation (nourriture et boisson) pourront être déduits.

Il y a des exceptions à considérer pour votre tenue de livres

Il existe, au Québec, des normes différentes pour les événements culturels.
Certaines dépenses seront déductibles à 90 %. Comme il s’agit d’exceptions,
veuillez vous informer si vous êtes dans cette situation.

Bonne nouvelle, une activité qui englobe tous les employés, comme par exemple un party de Noël : la dépense est déductible à 100%, autant s’il s’agit d’une location de salle, de chalet, que pour la nourriture et la boisson. Si la réception a lieu chez le propriétaire de l’entreprise, la dépense admissible sera également considérée à 100% sur les frais de nourriture et de boisson. (Et même sur la musique si vous avez envie d’engager un groupe)

Il est fortement suggéré de comptabiliser dans un logiciel comptable, ou dans un outil Excel, tous les frais de représentation.

Ne pas oublier que dans vos remises de taxes, la portion des taxes des frais de
représentation peut être déduite de vos revenus.

Source: Raymond Chabot Grant Thornton. Dépenses générales d’entreprise.
https://www.rcgt.com/fr/planiguide/modules/module-6-personnes-en-affaires/depenses-generales-
dentreprise/